Gestão hospitalar amadurece com estratégia, governança, gestão de processos e capacitação

Por editorial GesSaúde

A cada dia é mais notória a importância da gestão da informação nas  instituições de Saúde, que lidam com uma infinidade de dados administrativos e médicos das milhares de pessoas que ali passam. Mais do que ter acesso a esses dados, transformá-los em indicadores permite análises que tornam a gestão mais eficiente e resultam na saúde financeira da instituição.

Adquirir um sistema de gestão parecia ser a solução para acabar com os problemas administrativos das instituições de Saúde, provenientes dessa desorganização de informações. Mas, com o passar dos anos,  os gestores perceberam que a informatização em si não resolve todos os problemas do hospital. Uma visão completa e integrada depende de uma metodologia que envolva estratégia, processos, gestão de pessoas e governança. Sem uma base gerencial bem estabelecida, a tecnologia não é utilizada em sua plena capacidade e,  dificilmente, valerá o investimento.

Qualquer corporação que deseja mergulhar no mundo da tecnologia deve planejar todo o processo antes de informatizar a gestão e manter um acompanhamento após a implantação. Dessa forma, a primeira ação passa, invariavelmente, por uma análise sobre o nível de maturidade tecnológica da instituição, para que, ao se estabelecer aonde se quer chegar, seja possível traçar um plano de ação, com etapas claras e consistentes.

A informatização visa a melhorar os processos administrativos e reduzir a dependência do papel, além de centralizar e disponibilizar as informações de qualquer lugar a qualquer hora de forma automatizada. O objetivo final é sempre oferecer melhor atendimento, maior produtividade e redução de custos à instituição e aos pacientes.

Informatização: tecnologias e objetivos

Para que a informatização faça sentido, é preciso que ela endereça uma necessidade. Um processo de sistematização do hospital contém cinco itens básicos que devem ser atendidos, tanto do aspecto de backoffice quanto do clínico:

• Banco de dados sólido: um bom projeto de informatização é baseado em um  banco de dados sólido, no qual estão concentradas todas as informações que dizem respeito à instituição: desde controle de gastos e dados sobre a eficiência de cada departamento até o registro total dos pacientes, que passa a ficar disponível em um único lugar, juntamente com as fichas de cadastro pessoal e do agendamento de consultas e exames.

• Business Intelligence: os softwares de gestão, em sua maioria, contam com a tecnologia de Business Intelligence (BI) integrada, que gera painéis de  indicadores que auxiliam o gestor na hora de comparar números, como total de consultas realizadas e de atendimentos, entre outros. Isso permite tomadas de decisão mais baseadas em dados e menos em impressões, com visão clara sobre o ritmo do hospital e os pontos críticos que precisam ser reavaliados e melhorados.

• Gestão Eletrônica de Documentos: com um plano de Gestão Eletrônica de Documento (GED), o hospital consegue otimizar o atendimento por permitir acessos de dados online ao agendamento e aprovação de consultas e cirurgias junto aos convênios.

• PACs: o Sistema de Comunicação e Arquivamento de Imagens (Picture Archiving and Communication System – PACS) tem como função primordial armazenar imagens de exames,  partindo da realização até o monitoramento e diagnóstico. Isso facilita a comunicação entre os setores envolvidos no processo, dentro e fora do hospital.

• Prontuário Eletrônico do Paciente: integrado aos sistemas informatizados de gestão vem o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), que agrega todas as informações clínicas dos atendimentos e histórico de diagnósticos.

Como  atingir a excelência?

Para a informatização ser, de fato, eficaz, a instituição de Saúde deve contar com uma formulação estratégica que permita o aproveitamento dos benefícios do sistema de gestão e crie mecanismos que ajudem a explorar por completo as facilidades trazidas pela informatização. Em linhas gerais, a maturidade em gestão hospitalar não é estar informatizado apenas, é ter na equipe pessoas qualificadas e capacitadas para utilizar a tecnologia com bons e sólidos processos na execução, sempre ao lado de um sistema de governança capaz de permitir o acompanhamento da organização e das ações planejadas.