Para se ter uma gestão eficiente é fundamental, em primeiro lugar, organizar a casa para eliminar a rotina de apagar incêndios todos os dias

Por Roberto Gordilho

Vamos começar pela definição clara de eficiência: fazer mais com menos. Agora, transpondo essa expressão para a realidade das organizações de Saúde, ter uma gestão eficiente significa produzir mais resultados com menos energia e esforço. Representa também a capacidade do gestor em otimizar o sistema organizacional, as pessoas e os recursos para atingir os objetivos definidos pela organização ao passo que os erros e desperdícios devem ser reduzidos. 

E como fazer isso? O primeiro passo é definir onde se quer chegar e qual o resultado a ser alcançado. Em seguida é organizar a casa. Ou seja, processos, pessoas e tecnologias devem funcionar de forma coesa e com foco na produtividade. Foco no resultado significa que as pessoas do seu time devem saber o que é esperado delas e você deve aprender como apresentar os resultados para a sua liderança e a alta administração. 

Muitos profissionais vivem uma rotina de resolução de problemas que os desfoca do que é importante e gera, muitas vezes, a sensação de que pouco ou que em nada são reconhecidos. Portanto, é preciso definir as metas e organizar o trabalho para alcançá-las. Nesse sentido o aumento da eficiência e seus resultados podem ser sustentados por quatro pilares.

Planejamento

Assim que definir os resultados que sua área deve entregar, organize as atividades fundamentais para esse processo: atividades técnicas, operacionais e estratégicas. A partir desse ponto, é possível delinear o planejamento de forma a concentrar as energias nos resultados. Cada atividade tem seu foco e importância para os objetivos da área. Assim, o gestor pode enxergar as possibilidades de reduzir tempo, consumo de energia e estrutura.

Organização

Com o planejamento em mãos, o próximo passo é delegar tarefas e tornar as metas claras para cada membro do time. Ainda pensando em tornar a gestão mais eficiente, organize os processos que podem ser automatizados e otimizados e, assim, tornar o trabalho mais produtivo.

Engajamento

Não dá para ter uma gestão eficiente sem a participação e atenção das pessoas nos resultados. Portanto, é preciso criar objetivos que sejam compartilhados com todos da equipe, além de ter uma liderança com um propósito de auxiliar as pessoas a se desenvolverem e atingirem suas metas pessoais além das organizacionais, beneficiando, assim, todo o grupo.

Acompanhe o trabalho

Para que essa etapa traga benefícios para a gestão, é crucial que seja uma consequência das anteriores. Ou seja, com um planejamento claro e metas bem definidas, trabalho organizado e pessoas engajadas, todo o sistema pode ser acompanhado sem que para isso seja necessário interromper o andamento das atividades. Além disso, o acompanhamento do trabalho é um sintoma da gestão eficiente. Entenda de que forma: 

• Líder e gestor devem focar nas atividades que são importantes e agregam valor no resultado, devem parar de perder tempo apagando incêndios que poderiam ser previstos em um planejamento melhor;
• Cobranças o tempo todo apenas reduzem o engajamento e confiança no líder, seu papel é apoiar, engajar, motivar e desenvolver sua equipe, cobrar é apenas uma fase do processo, não é o processo;
• O trabalho deve ser metrificado de acordo com as metas que foram estabelecidas e acordadas com a equipe e a alta gestão.

Ter uma gestão eficiente contribui para o crescimento do negócio. As consequências são o reconhecimento do profissional e da sua equipe, além de abertura de oportunidades para promoções e crescimento da carreira.