O ciclo PDCA proporciona uma gestão de processos mais clara e eficiente, além de reduzir erros e desperdícios no gerenciamento de uma organização de Saúde 

Por Roberto Gordilho

“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se gerencia”. A frase proferida pelo professor  William Edwards Deming resume de forma estratégica a necessidade de acompanhar e medir cada etapa e rotina dos processos de negócios. Deming é conhecido como principal difusor do ciclo PDCA, uma metodologia que permite gestores conduzirem a gestão de processos com foco na qualidade e aprimoramento contínuo.

 

Embora o PDCA tenha mais de 70 anos, sua aplicação tem potencializado a gestão de negócios em todos os setores da indústria. Suas etapas permitem a visão clara e detalhada de tudo o que está acontecendo na operação de um negócio. Dentro das organizações de Saúde, esse  método se torna ainda mais essencial por conta de seu embasamento na prevenção e detecção de intercorrências e erros nos processos avaliados. A sigla é formada pelas palavras em inglês:

• Plan: Planejar

Entenda qual processo, projeto ou desafio precisa ser transposto. Defina objetivos claros, norteados por metas que devem ser acompanhadas e monitoradas constantemente. 

• Do: Fazer, executar;

Definido o planejamento, o passo seguinte é elencar os recursos necessários e equipes responsáveis por cada tarefa dentro dos processos. Assim, é possível por em prática o planejamento. 

• Check: Checar, verificar, mensurar;

Cada ação deve ser monitorada e acompanhada por indicadores e avaliações contínuas. 

• Act: Agir.

De acordo com cada resultado alcançado, é preciso estudar os intercursos, os problemas (se existirem) e agir no sentido de promover a melhoria contínua nos processos, investindo em capacitação e aprimoramento das pessoas e recursos.

Origem

O ciclo PDCA foi amplamente difundido pelo especialista em estatística e professor norte-americano Deming. As primeiras aplicações da metodologia aconteceram no mercado estadunidense durante os primeiros anos após a 2º Guerra Mundial. O estudioso ficou reconhecido pela melhoria dos processos produtivos ao ponto de ser convidado pela JUSE (Japan Union of Scientists and Engineers) para uma série de palestras a empresários japoneses sobre o controle de qualidade e princípios de administração. 

Porém, o PDCA tem seus pilares assentados em cálculos sólidos de física e estatística. Isso porque, toda a fundamentação do ciclo foi elaborada pelos estudos do engenheiro e físico Walter Andrew Shewhart, conhecido como o pai do controle estatístico de qualidade. Ele também criou o CEP (Controle Estatístico de Processos). 

Em meados da década de 1920, Shewhart desenvolveu a metodologia PDS (Plan – planejar – , Do – fazer -, See – observar -). Porém, Deming notou que para o gerenciamento de processos focado na qualidade, era imprescindível que todos os passos de monitoramento acontecessem de forma cíclica, a fim de ter uma melhoria contínua nos processos. Mais que isso, sua experiência no Japão e compartilhamento de conhecimentos com estudiosos daquele país proporcionou a primeira revolução no PDS. Para Deming, o ato de observar era simplesmente passivo para o contexto da produção industrial. Portanto, ele propôs que a administração de uma organização deveria ir além de observar e revisar os processos, ou seja, era fundamental tomar uma ação – take action em inglês. 

Princípios de qualidade

Após diversas revisões metodológicas, o PDS evoluiu para PDSA e depois para PDCA, ficando assim também conhecido como o Ciclo de Deming. E aqui a palavra ciclo tem fundamental importância. Para que a gestão de processos melhore gradativamente, a metodologia deve ser aplicada de forma cíclica, ou seja, as ações de planejar, executar, checar e tomar decisões devem ser feitas regularmente a cada etapa dos processos. Somente assim, conforme postulou Deming, é possível conquistar o aprendizado.

Para que o PDC retorne resultados de qualidade para a organização, a gestão deve seguir as três crenças de Deming: constância de finalidade; melhoria constante; conhecimento profundo. O professor norte americano definiu esses pensamentos em 14 princípios que norteiam a qualidade dentro de uma instituição:

1º Estabeleça constância de propósito: a inovação deve acontecer para que os produtos e serviços sejam cada vez mais competitivos e atendam às necessidades dos clientes;

2º Adote a nova filosofia: o mercado é reflexo da sociedade. As transformações acontecem o tempo todo, o que exige dos gestores uma mudança de mindset e na cultura organizacional;

3º A qualidade não pode depender da inspeção: é preciso difundir os valores e princípios que guiam as equipes para entregas de qualidade contínua;

4º Minimize o custo total: Deming prega que os sistemas de produção devem deixar de aprovar orçamentos com base simplesmente focada nos preços. É possível desenvolver relacionamentos de longo prazo com fornecedores objetivando o melhor custo benefício;

5º Melhoria contínua: os processos devem ser aperfeiçoados constantemente e em cada ciclo é fundamental para o aprendizado;

6º Invista no treinamento das equipes;

7º Liderança: abandone o perfil de chefia e trabalhe a confiança e engajamento com as pessoas;

8º Elimine o medo: as pessoas devem ser empoderadas, sentirem-se seguras e terem condições para tomar decisões mais assertivas para a execução das rotinas;

9º Abandone a cultura departamental: a instituição deve funcionar de forma orgânica, com contribuição mútua entre as áreas;

10º Elimine slogans, exortações e metas da força de trabalho;

11º Acabe com as metas numéricas: os objetivos numéricos, quando possível, devem ser substituídos pelas entregas de qualidade;

12º As pessoas devem sentir orgulho do que fazem: cabe ao gestor e líder proporcionar um ambiente facilitador e altamente instrutivo e inspirador para os colaboradores;

13: Invista em programas de auto-melhoramento e educação;

14: Fomente as equipes a sempre transformarem e inovarem dentro da organização.

É fundamental entender a importância do ciclo PDCA para uma organização de Saúde. Ainda mais no contexto de transformações disruptivas que acontecem de maneira cada vez  mais acelerada. Planejar, executar, checar e agir no momento certo são habilidades que exigem conhecimento do negócio e visão ampla sobre como o setor está mudando e como otimizar o negócio para melhor atender às expectativas dos clientes.