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Planejar ou apagar incêndios, qual é a sua realidade?

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Saber planejar é fundamental na rotina de uma organização de Saúde. Somente assim é possível se desenvolver e ser reconhecido

Por Roberto Gordilho

Muitas vezes o esgotamento físico e mental no fim do dia pode ser resultado da falta de planejamento da rotina de trabalho. Você passa boa parte resolvendo problemas, tentando minimizar os danos das urgências que aparecem e ao encerrar a jornada sente que pouco foi realizado. E o pior: por mais que as tarefas sejam executadas, o reconhecimento parece estar cada vez mais distante. Saber planejar é uma habilidade de gestão que pode muito bem eliminar esse ciclo diário de apagar incêndios. 

E o primeiro passo para sair dessa rotina é compreender onde se quer chegar. 

Metas e objetivos

Saber onde se quer chegar não é um conceito abstrato. Trata-se muito mais de uma capacidade estratégica. Em qualquer área de uma organização de Saúde, existem metas e objetivos a serem alcançados. E se na instituição em que você atua essa cultura é pouco difundida, transforme essa realidade em uma oportunidade. Afinal, qualquer área tem uma finalidade dentro do negócio que está diretamente ligada à sustentabilidade financeira e ao crescimento econômico.

Portanto, executar tarefas e cumprir com as rotinas não são o fim de uma área. Na verdade, representam o meio pelo qual gestores, líderes e equipe contribuem para que a organização se desenvolva como uma empresa, como um negócio. Dessa forma, o profissional precisa entender qual é o resultado empresarial que sua área deve entregar ao longo do tempo: semanalmente, mensalmente e anualmente. E esse resultado está distribuído em metas e objetivos que devem ser compartilhados com as equipes

Organizar

Para planejar é preciso ter organização. A finalidade de qualquer gestor e líder dentro de uma área é organizar os recursos materiais e humanos para atingir as metas e objetivos. Para chegar em algum lugar, o profissional deve conhecer a estrutura e pessoas que tem à disposição. Assim, é possível saber como agir para alcançar os resultados: 

  • Comunicação: as equipes devem ser comunicadas sobre as metas e resultados que precisam entregar. Um importante fator para o engajamento é o preparo das pessoas. Cada um deve assumir responsabilidades que estejam de acordo com suas capacidades técnicas e habilidades pessoais. Treinamento e reconhecimento contribuem em muito para motivar as pessoas buscarem eficiência e qualidade nas entregas;
  • Processos: devem passar por revisão periódica, visando acelerar e otimizar a obtenção dos resultados. É importante envolver as equipes nesta etapa. Assim, cada qual contribuir com sua experiência e visão sobre o andamento das atividades;
  • Recursos: líder e gestor deve conhecer a estrutura e tecnologias disponíveis para a área. É fundamental usar os recursos de maneira a reduzir os erros e desperdícios.
Prioridade

Viver apagando incêndios não é fazer gestão. Na verdade, é um sintoma da falta de priorização de afazeres. Priorizar significa criar uma sequência de tarefas que serão feitas de acordo com uma lógica de demanda da entrega e tempo de execução. Essa lista de tarefas vai otimizar o fluxo de trabalho e permitir que o profissional invista tempo e energia ideais para cada atividade. 

Resultado

Saber planejar também exige que o líder ou gestor saiba quais resultados precisa entregar para ser reconhecido e promovido dentro da organização. Entenda: resultado não é o somatório de tarefas. Na verdade, o resultado é o que o somatório de tarefas de cada área produz e contribui para o crescimento financeiro do negócio.

Por isso, é preciso conhecer os recursos disponíveis. E, assim, direcionar as equipes para usá-los de maneira a reduzir os gastos e otimizar a eficiência. Ou seja, fazer mais com menos. Obter resultados financeiros por meio do engajamento das pessoas, priorização de tarefas e revisão sistemática dos processos. Para isso, é preciso saber planejar para quebrar o ciclo de apagar incêndios e ser promovido e reconhecido na organização.


21 de abril de 2022 | Atualizado dia 20 de abril de 2022


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