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BPMN: o passo a passo para otimizar as rotinas

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Seguindo esses três pilares do BPMN é possível conquistar engajamento dos times e melhoria no fluxo de trabalho

Por Editorial GesSaúde

Diversas são as áreas dentro de uma organização de Saúde em que os processos demandam acompanhamento sistêmico e atenção redobrada por parte do gestor. O BPMN (Business Process Model and Notation) é uma estratégia fundamental para garantir o fluxo das rotinas e a qualidade das entregas e resultados. Porém, o BPMN é uma notação que precisa ser estruturada não apenas pelo gestor ou líder de área. É importante que todos os colaboradores compreendam as interfaces às quais estão submetidas suas funções.

Esse foi o tema central da primeira sessão do Papo com Gordilho, uma mentoria online na qual os participantes podem tirar dúvidas e obter esclarecimentos sobre situações reais vivenciadas nas organizações de Saúde. O professor Roberto Gordilho, CEO da GesSaúde, organizou de forma clara os três passos mais importantes na aplicação do BPMN.

Passo 1: identificar os macroprocessos

Dentro de cada área existem os processos que regem o fluxo das rotinas. Por sua vez, esses processos são constituídos de atividades menores que funcionam como uma engrenagem do sistema. Neste passo de aplicação do BPMN, o gestor deve identificar esses macroprocessos de modo a criar um mapeamento da estrutura funcional da área. Por exemplo, no Pronto Atendimento é possível identificar diversos macroprocessos: o paciente chega na recepção, depois é encaminhado para a triagem, posteriormente passa pelo atendimento médico e assim por diante. 

O importante deste passo é o gestor identificar o fluxo olhando por cima do funcionamento da área. Além disso, para que o BPMN possa ser aplicado com eficiência, é necessário também pontuar os macroprocessos que acontecem ao mesmo tempo. 

Passo 2: identificar as entradas e saídas das atividades

O BPMN é uma notação que não pode ficar nas mãos apenas dos líderes e gestores de área. É uma estratégia de gestão que envolve todas as pessoas. Os colaboradores devem compreender as interfaces dos processos, quais são as entradas e saídas de cada atividade. Neste passo o engajamento deve ser conquistado de forma democrática, apresentando para cada profissional quais são as entregas que facilitam o trabalho do próximo colega. Sem essa condição, o BPMN se torna uma ferramenta engessada, com baixa eficácia e corre-se o risco de prejudicar os resultados das demais áreas da instituição.

Passo : identificar o responsável por cada atividade

O importante aqui é que o líder ou gestor compreenda que identificar o responsável por cada atividade não significa destacar uma pessoa mas, sim, a função. Tendo em vista que, 90% dos problemas estão nas interfaces dos processos, nesta etapa do BPMN o gestor tem de apresentar aos colaboradores as funções responsáveis por cada entrega. Assim, ao identificar falhas no fluxo é preciso investir em treinamento, aplicar remanejamento de colaboradores e, por fim, reestruturar o processo. 

Papo com Gordilho

As mentorias ao vivo acontecem todas às quartas-feiras, às 19h, pelo perfil do Instagram da GesSaúde (@gessaude). Os interessados em participar devem se inscrever previamente – clique aqui a faça sua inscrição.

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Roberto Gordilho

Roberto Gordilho é fundador e CEO da GesSaúde, professor, palestrante, apresentador do Canal GesSaúde no YouTube, autor do livro “Maturidade de Gestão Hospitalar e Transformação Digital, os caminhos para o futuro da Saúde”.


8 de janeiro de 2021 | Atualizado dia 8 de janeiro de 2021


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