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Gestão de processos: antes do sistema, conheça as rotinas

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    A tecnologia só será viável com uma gestão de processos eficaz e organizada dentro da organização de Saúde

    Por Fabiana Freitas*

    Na Saúde é comum que algumas organizações dediquem atenção e tempo para os sistemas em detrimento dos processos. A eficácia da operação, porém, demanda uma gestão de processos coesa e que promova rotinas claras e ágeis. Ou seja, a instituição é operada com processos confusos e desconexos que acabam por serem inseridos no sistema. Por isso, garantir uma gestão de processos eficiente tem sido o calcanhar de Aquiles de muitos negócios.

    O grande desafio na gestão de processos é elaborar rotinas que funcionem de forma integrada, com operacionalidade sistemática e aderente aos objetivos da organização de Saúde. Além disso, as equipes devem estar preparadas para lidar com os processos antes da implantação do sistema. Isso é importante, pois, qualquer mudança nos sistemas geram impactos diretos nos processos. Por isso, as rotinas devem estar estruturadas de forma clara para que as alterações sejam aplicadas de forma ágil e sem a necessidade de interromper a operação. 

    Automação

    Uma das grandes vantagens que a tecnologia oferece à gestão de processos é a possibilidade de automatizar diversas atividades. Contudo, é preciso que o gestor conheça cada detalhe dos processos, identifique possíveis falhas e vícios de operação que podem ser eliminados aumentando a agilidade. Dessa forma, a gestão de processos deve ser feita de forma horizontal e holística, integrando as áreas e conscientizando os colaboradores sobre o papel que cada um desenvolve na operação. 

    Arquitetura

    Para uma gestão de processos eficiente, a identificação das rotinas passa pela arquitetura de processos. Ou seja, é a estratégia que identifica a interação dos processos dentro de uma cadeia de valor. Assim, na organização de Saúde as rotinas não pode estar soltas, mas, sim, integradas com o objetivo fundamental de entregar valor para os clientes. E dentro da arquitetura de processos, é necessário identificar os responsáveis por cada atividade.

    Novamente os detalhes contam muito na gestão de processos. Portanto, outra ferramenta eficaz é a matriz de responsabilidades. Essa estratégia aponta o colaborador e área responsável por cada processo. Dessa forma, o gestor tem condições de aplicar melhorias e até mesmo capacitar equipes ou reformular postos. É importante ressaltar que toda a estratégia seja feita sem a necessidade de interromper a operação do negócio e antes da implantação do sistema.

    Indicadores

    E para monitorar e controlar os processos, os indicadores são ferramentas essenciais. A partir do momento em que as rotinas foram estruturadas de forma horizontal, com integração de áreas e resultados, o acompanhamento rotineiro é fundamental para manter a qualidade dos serviços. Portanto, a gestão de processos necessita da implantação de indicadores para permitir um bom fluxo. Dessa forma, com a casa organizada, é possível implantar sistemas e automatizar rotinas.

    Saber administrar de maneira holística tecnologia, pessoas e processos é uma habilidade da maturidade de gestão da Saúde. Assim, organizar antes de implementar sistemas é a forma mais eficaz de manter a saúde do negócio e também a segurança do paciente.


    3 de março de 2020 | Atualizado dia 2 de março de 2020


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